Recentelijk publiceerde Pianoo, het Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, een aardige infographic waarin vijf mythes rondom Europees aanbesteden worden ontkracht. Hoewel het een aardig verhaal is en er zeker geen onwaarheden in staan, lijkt het me goed om eens dieper in de mythes en de achterliggende theorie te duiken. In een reeks van vijf blogs zal ik stuk voor stuk de mythes in meer detail bespreken. Dit keer mythe 1, over het verkennen van de markt.
De mythe…
De mythe die Pianoo beschrijft is als volgt: “Als ik de markt consulteer, moet ik met alle marktpartijen tegelijkertijd praten.” Dat dit een mythe is moge duidelijk zijn: het benaderen van alle partijen is vaak onmogelijk omdat het er simpelweg teveel zijn. Evenzo is het tegelijkertijd spreken van marktpartijen vaak niet goed haalbaar. Vanuit de praktijk merk ik dat veel Aanbestedende diensten onzeker zijn over contact met de markt, dit terwijl de Aanbestedingswet hier wel rekening mee houdt. De Aanbestedingswet biedt de volgende pijlers: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Met deze pijlers in het achterhoofd is er de mogelijkheid om de markt te verkennen middels een (meer informele) marktverkenning of de (formelere) marktconsultatie. Hoewel beide begrippen niet in de Aanbestedingswet voorkomen, zijn er voor de marktconsultatie wel degelijk richtlijnen. De marktverkenning kan door Aanbestendende diensten vrij gebruikt worden, mits uiteraard aan de pijlers van het aanbesteden wordt voldaan.
Stappenplan
De marktconsultatie kent in basis drie stappen: (1) het uitnodigen van partijen, (2) het doen van een schriftelijk onderzoek en (3) de verslaglegging van het onderzoek. Bij de eerste stap heeft een Aanbestedende dienst keuze uit drie mogelijkheden, te weten (a) het zelf uitnodigen van een aantal partijen, (b) aankondiging in een vakblad of (c) aankondiging op TenderNed.
De tweede stap wordt meestal gekenmerkt door het schriftelijke onderzoek, maar kan naar inzicht van de Aanbestedende dienst worden uitgebreid met een mondelinge toelichting of een inhoudelijk atelier. Deze term wordt door Pianoo gebruikt voor een interactieve sessie, waarbij veelal meerdere marktpartijen relevante feedback kunnen geven en waarbij onderlinge discussie tot aanvullende inzichten kan leiden. Vaak spreken we over open en gesloten marktconsultaties, afhankelijk van of de marktconsultatie wordt gepubliceerd (open) of dat marktpartijen worden uitgenodigd deel te nemen (gesloten).
Tijdens de uitvoering van het schriftelijke onderzoek is het wederom van belang om de pijlers van het aanbesteden in gedachte te houden. Dit betekent dat alle marktpartijen dezelfde informatie beschikbaar krijgen, dezelfde vragen dienen te beantwoorden en hetzelfde behandeld dienen te worden. Na afloop van het schriftelijk onderzoek, al dan niet aangevuld met eerder genoemde opties, dient de aanbestedende dienst daarom een verslag te maken van de uitkomsten. Het is raadzaam om dit verslag bij een eventuele aanbesteding mee te publiceren. Hierdoor kunnen ook partijen die niet hebben meegedaan aan de marktconsultatie, kennis nemen van de uitkomsten, wat een level playing-field creëert. Zo hoeft u niet alle marktpartijen uit te nodigen en tegelijk te spreken, maar kunt u wel gebruikmaken van de kennis die in markt zit voor uw aanbesteding.
De mythe… ontkracht!
Om terug te keren naar de mythe: u hoeft dus niet alle partijen aan te schrijven in de marktconsultatie en hoeft ook niet met alle partijen tegelijk te spreken. Bovenstaand is een beknopt overzicht opgenomen van de mogelijkheden die Aanbestedende diensten hebben op het gebied van marktconsultatie. Bij alle uitgevoerde stappen blijft het uiteraard van belang om de pijlers van het aanbesteden te respecteren.
Meer informatie
Wilt u meer weten over het Europees aanbesteden van ICT, of kijken hoe een marktconsultatie binnen uw inkooptraject van toegevoegde waarde kan zijn? U kunt contact opnemen met Durk Boersma.
